В случае передачи движимого объекта, относящегося к основным средствам, составляется соответствующий акт. В большинстве случае используется форма ОС 1, образец и инструкция по заполнению которой подробно рассмотрены в статье.
По сути и по форме документ представляет собой акт приема-передачи конкретных движимых объектов, относящихся к основным средствам. Сюда не относятся здания, промышленные сооружения и другие объекты недвижимости, для которых существует специальная форма ОС 1а. К тому же акт не составляется в отношении таких имущественных объектов:
- движимых, стоимость которых на данный момент оценивается в 3000 рублей и ниже;
- движимых, относящихся к библиотечному фонду.
Прием основных средств происходит по разным основаниям:
- В соответствии с договорами о приобретении средства: покупка оборудования, мена, дарение имущества, его аренда, получение по договору лизинга.
- Изготовление оборудования и ввод его в эксплуатацию за соответствующую плату (для собственных потребностей предприятия).
- Выбытие имущества из основных средств компании (аналогично – продажа, мена пользу другой организации).
В некоторых случаях ввод имущества осуществляется на основе других документов – подобные ситуации прописаны в законодательстве отдельно (существует отдельный порядок).
Акт всегда составляется в 2 одинаковых экземплярах, которые имеют равную юридическую силу. Зачастую к нему прикладывают технические документы, которые сопровождают передаваемое (приобретаемое) имущество.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе применять как стандартную форму бланка, так и документ собственной формы. Основное требование состоит в том, чтобы были отражен все ключевые сведения (как показано на бланке ниже).
Бланк и образец 2018 г.
Бланк состоит из 3 страниц и выглядит следующим образом:
Образец заполнения ОС 1, который можно использовать в качестве примера, представлен ниже. Здесь представлен экземпляр, который заполнен и предназначен именно для получателя. Соответственно, сдатчик вносит сведения в те графы, которые предусмотрены именно для него.
Непосредственное заполнение и подписание зависит от особенностей объекта, передаваемого предприятию. Если производственное оборудование конструктивно простое и не требует никаких монтажных работ, акт подписывают сразу в момент фактической покупки. Если же требуется сборка, то сначала проводится монтаж, а только потом подписывают акт.
Инструкция по заполнению
Следует обратить внимание на то, что заносятся сведения не во все графы: все зависит от того, кому именно принадлежит экземпляр: принимающей или передающей стороне.
Страница 1
На титульной странице приводятся такие сведения:
- Визы «Утверждаю» со стороны представителя (чаще всего генерального директора) компании-сдатчика и получателя. На каждом экземпляре ставятся соответствующие визы – т.е. 2 документа получателя и сдатчика будут отличаться.
- Место для печати (М.П.) предназначено для нанесения оригинального оттиска. Однако допускается отсутствие печати, если компания официально не использует ее в своей работе.
- Сведения о получателе – сокращенное название компании, например, ООО «ИКС», ее реквизиты (ИНН и КПП).
- Коды по ОКУД и по ОКПО.
- Юридический адрес компании, с указанием региона и почтового индекса.
- Банковские реквизиты – расчетный счет, наименование и БИК банка, данные корреспондентского счета.
- Название структурного подразделения, куда поступило основное средство (например, на склад готовой продукции).
- Правовое основание для совершения сделки – чаще всего это соответствующий договор купли-продажи.
- Номер документа (обычно идет сквозная нумерация в течение всего года) и дата заполнения.
- Дата, когда средство было принято к бухучету – это и есть дата составления акта.
- Номера – инвентарный, заводской, а также амортизационной группы
- Официальное название имущественного объекта (например, модель автомобиля), изготовитель этого имущества.
- Под местом нахождения объекта имеется в виду компания (и адрес), где оно было конкретно в момент передачи.
- Бывают ситуации, когда приобретаемое имущество находится в собственности сразу нескольких компаний. Тогда заполнение происходит в соответствии с величиной доли в праве собственности. К тому же необходимо поставить пометку о каждом участнике доли и ее размере. Эти сведения фиксируются на 1 странице формы (раздел «Справочно»).
Страница 2
Вторая страница предполагает заполнение сразу двух разделов:
- Если оборудование или другое имущество уже использовалось как основное средство, следует заполнить раздел 1. В нем указываются ключевые сведения об объекте, актуальные на дату его передачи:
- дата или год выпуска;
- дата официального начала эксплуатации;
- дата последнего капремонта;
- количество лет и месяцев всего срока использования;
- данные по сроку полезного использования;
- общая сумма издержек в связи с износом;
- стоимость остаточная;
- цена покупки (по договору).
- Сведения в разделе 2 фиксируются только получателем, причем они заполняются только в его экземпляре формы. Приводятся все актуальные сведения по амортизации имущества:
- стоимость имущества на тот день, когда оно было официально принято к бухучету;
- общий срок полезного использования (исчисляется в полных месяцах);
- способ расчета амортизации – название метода и норма.
Также на второй странице вносится информация с характеристикой основного средства:
- название;
- количество;
- пометка по содержанию драгоценных металлов и камней (Если таковые есть в его составе); в случае отсутствия ставятся прочерки во всех графах.
Если какие-либо существенные характеристики не были отражены в табличной части, они отдельно прописываются в строках после фразы «Другие характеристики».
Страница 3
Наконец, на странице 3 в бланке происходит заполнение всех данных по комиссии, принимающей основное средство:
- Дата, на которую зафиксирован результат испытания имущественного объекта (обычно это и есть дата оформления акта).
- Результат проведенных испытаний: пометка «соответствует» и пометка о возможной доработке (требуется или не требуется).
- Официальное заключение принимающей комиссии: обычно указывают, что оборудование находится в рабочем состоянии и годно к эксплуатации.
- Далее прописывают официальные названия всех документов технического характера, которые сопровождают данное оборудование (основное средство).
- Затем ставят подписи, расшифровки подписей и названия должностей такие лица:
- председатель комиссии (как правило, это генеральный директор);
- заведующий структурным подразделением, куда поступает это имущество (например, заведующий складом)
- генеральный бухгалтер, который принимает средство на учет.
- В завершение приводится отметка о непосредственном приеме-передаче объекта: каждая сторона заполняет свою графу. Сдатчик прописывает все сведения после слова «Сдал», а принимающая организация заполняет данные после слова «Принял»:
- кто именно принял (должность, подпись и расшифровка подписи);
- основание возникновения полномочий принятия (доверенность – номер, дата, кто выдал и кому);
- кто принял имущество на ответственное хранение (аналогично должность, подпись и расшифровка подписи);
- отметка главного бухгалтера, в которой подтверждается факт заведения карточки учета, номер записи в инвентарной книге и дата ее составления (подпись и расшифровка подписи).
Порядок составления и подписания
Для разных сотрудников (генеральный директор, заведующий складом, который принимает основное средство на ответственное хранение, и главный бухгалтер, ставящий его на учет) процедура оформления и заполнения будет выглядеть по-разному. В общем виде последовательность действий следующая:
- На предварительном этапе две стороны (приемщик и сдатчик) ведут переговоры по согласованию самой процедуры передачи и правовому основанию (лизинг, покупка, мена или дарение). Составляется соответствующий договор, в котором учитываются интересы обеих сторон.
- Затем наступает собственно этап приемки. Он всегда проводится не одним лицом, а сразу комиссией, состоящей как минимум из директора, главного бухгалтера и заведующего складом. Могут присутствовать и технические специалисты, способные компетентно оценить состояние объекта и его соответствие заявленным в технической документации характеристикам.
- Акт подписывается – в каждом экземпляре компании заполняют свои графы: сдатчик прописывает отметки о сдаче, приемщик – о приемке.
- Затем главный бухгалтер стороны сдатчика снимает средство со счета 01.
- А главный бухгалтер приемщика, наоборот, ставит объект на учет по счету 01.
О том, как составить соответствующие бухгалтерские проводки, можно увидеть ниже.
Суть развития экономики состоит не только в разработке и внедрении новых технологий, планомерном совершенствовании производства. Повседневная хозяйственная деятельность предприятий и организаций, частных предпринимателей - вот основной критерий. А любая работа немыслима без основных фондов, представляющих собой здания, сооружения и, что самое важное, оборудование. Ведь согласитесь, что невозможно сделать, например, автомобиль, без использования станков, вспахать тысячи гектаров земли без тракторов, собрать миллионы тонн зерновых без комбайнов и т. д.
Предприятия постоянно продают и покупают оборудование, меняют его, дарят, сдают в аренду, изготавливают для собственных нужд. Но все эти действия необходимо как-то оформлять. Для этого существует унифицированная форма ОС-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 и соответствующая по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) коду 0306001. Это акт о приеме-передаче основных средств без учета зданий и сооружений. Предприятия, в том числе на УСН , активно пользуются именно этой формой, хотя она и не является, начиная с 1 января 2013 года, обязательной к применению, ведь с этого времени разрешается использовать бланки собственной разработки (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Унифицированная форма ОС-1 состоит из трех страниц и заполняется или в двух экземплярах, если осуществляется операция приема-передачи между разными организациями, или в одном, когда основные средства ставятся на баланс предприятия, например при покупке, и вводятся в эксплуатацию. Акт оформляется во всех случаях, кроме приема-передачи групп основных средств, их приеме-сдаче после ремонта, реконструкции, модернизации, или если предусмотрен особый порядок учета в соответствии с действующим законодательством.
Образец заполнения унифицированной формы ОС-1
Для того чтобы попрактиковаться в заполнении акта, вначале его следует скачать. Бланк же формы с примером ее заполнения представлен ниже.
Рассмотрим порядок заполнения унифицированной формы ОС-1, состоящей из трех страниц.
Первая страница:
Вторая страница состоит из трех разделов:
Третья страница:
Пример позволяет не допускать ошибок при заполнении документа.
Скачать бланк унифицированной формы ОС-1 (акт о приеме-передачи объекта основных средств).
О первичных учетных документах, которыми оформляются операции с объектами основных средств, мы рассказывали в нашей . Подробнее о форме № ОС-1 расскажем в этом материале.
Обязательна ли форма?
Форма Акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1) утверждена Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7. Этим же Постановлением утверждены Указания по заполнению данной формы. Так, отмечается, что акт приема-передачи основных средств по форме № ОС-1 применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для следующих целей:
- включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию;
- выбытия из состава основных средств при передаче другой организации.
Скачать форму № ОС-1 в формате Excel можно по ссылке ниже:
В то же время важно учитывать, что использование данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Это значит, что для указанных выше целей организация может использовать форму ОС-1, документ, разработанный на ее основе, или иную первичку. В любом случае, используемый первичный документ организации необходимо закрепить в .
Приведем некоторые особенности заполнения формы № ОС-1, если организация решит использовать этот унифицированный первичный документ.
Необходимо иметь в виду, что для оформления приема-передачи некоторых отдельных объектов основных средств Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 утверждены иные аналогичные бланки:
- при приеме-передаче здания (сооружения) - форма № ОС-1а ;
- при приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) - форма № ОС-1б .
О некоторых вопросах оформления акта № ОС-1
Для включения объектов имущества в состав ОС и учета ввода их в эксплуатацию момент составление формы № ОС-1 зависит от того, требуется монтаж объекта или нет:
- для объектов, не требующих монтажа, акт оформляется в момент приобретения;
- для объектов, которым нужен монтаж, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию.
При этом Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предусматривается оформление акта № ОС-1 для объектов, поступивших по договорам купли-продажи, мены, дарения, лизинга (если объект ОС учитывается на балансе лизингополучателя) и др., а также принятых в результате изготовления для собственных нужд.
Акт по форме № ОС-1 составляется в количестве не менее 2-х экземпляров и утверждается руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. К акту необходимо приложить техническую документацию, относящуюся к объекту ОС.
Раздел 1 «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» в Акте заполняется только в отношении объектов ОС, бывших в эксплуатацию. Данные сведения носят информационный характер.
Раздел 2 «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету» заполняются организацией-получателем только в своем экземпляре.
Если объект ОС находится в собственности 2 или более организаций, данные в форме № ОС-1 заполняются соразмерно доле организации в праве общей собственности. В этом случае на первой странице Акта в разделе «Справочно» отражаются сведения об участниках долевой собственности с указанием их доли.
Данные о приеме и выбытии объекта ОС в дальнейшем вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).
Акт ОС-1: образец заполнения
Приведем Акта о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-1) на условных цифровых данных.
Составление акта приема-передачи происходит тогда, когда имущество, причисляемое к основным средствам переходит из пользования одной компании к другой.
ФАЙЛЫ
Основные средства – что это такое
К основным средствам предприятий и организаций относится любое имущество, при помощи которого фирма осуществляет свою деятельность: оборудование, техника, инвентарь, материалы, транспорт, приборы и т.д. Здания и сооружения также являются основными средствами, ровно как разводимый скот и некоторые виды растений.
А вот те предметы или продукция, которые находятся в складских помещениях и планируются для дальнейшего сбыта, а также те, которые находятся в стадии транспортировки, основными средствами не считаются.
Задача акта по форме ОС-1
Акт составляется при передаче объекта основных средств (одного или нескольких) от организации к другому предприятию, в целях реализации условий какого-либо договора.
При этом не имеет значение, кто является сторонами сделки: юридические лица или индивидуальные предприниматели — акт должен быть сформирован вне зависимости от этого.
Создание акта в основном преследует одну цель: зафиксировать факт передачи основных средств.
Кроме того, на основе этого документа в организациях происходит постановка передаваемых товарно-материальных ценностей на бухгалтерский учет и ввод имущества в эксплуатацию.
Акт приемки-передачи основных средств является приложением к договору и в дальнейшем в случае возникновения каких-либо разногласий, может стать доказательством в суде как с одной, так и с другой стороны.
Обязательно ли создавать комиссию
В приеме-передаче основных средств, как уже говорилось выше, всегда участвуют две организации. При этом в некоторых случаях, для проведения процедуры и оформления акта создается целая комиссия.
Обычно это бывает нужно, когда имущество (например, оборудование или приборы) имеет сложные технические характеристики . Для удостоверения того, что оно передается в надлежащем качестве, работающем состоянии и без каких бы то ни было поломок, дефектов и изъянов, в комиссию иногда включают и сторонних экспертов.
Основные моменты при заполнении формы ОС-1
Акт относится к первичной документации, к которой с 2013 года отменены строгие требования. Поэтому на сегодняшний день предприятий и организации имеют полное право составлять документ в произвольном виде, использовать шаблон, утвержденный внутри фирмы или заполнять ранее обязательную к применению стандартную унифицированную форму. Последний вариант удобен тем, что он включает в себя все нужные сведения, не требуется ломать голову над структурой и содержанием документа.
К необходимой информации в акте относят:
- дату и номер создания;
- реквизиты предприятий;
- наименование основного средства, а также все, что касается его качества и количества.
Если получатель имущества не имеет претензий к поставщику, это нужно обязательно отметить, если же таковые претензии существуют, их необходимо описать во всех подробностях.
На что обратить внимание при оформлении акта
Сведения в документ можно вносить как на компьютере (при наличии электронной формы), так и от руки (шариковой ручкой, но не карандашом).
Важное требование , которое надо соблюсти обязательно: наличие подписей руководителей организаций или представителей, действующих от их имени (использование факсимильных подписей при этом недопустимо).
Заверять бланк при помощи штемпельных изделий нет строгой необходимости, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право применять печати и штампы в своей работе только при том условии, что эта норма закреплена в их внутренних нормативно-правовых актах.
Документ создается как минимум в двух экземплярах (по одной для каждой из сторон сделки), но при надобности можно сделать и дополнительные копии.
Как и сколько времени хранить акт
По всем правилам сформированный и завизированный документ необходимо хранить вместе с договором. После того, как актуальность его истечет, его можно передать в архив предприятия, где он должен находиться период, установленный законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы.
Образец оформления акта приема-передачи основных средств
Заполнение первой страницы акта
- Вначале документа отводится место для его утверждения руководителями предприятий, между которыми происходит прием-передача основных средств, с указанием их должностей и даты визирования.
- Далее вносятся данные об организации-получателе: ее полное наименование, адрес, сведения о расчетном счете и банке, в котором он открыт. Аналогичным образом в бланк вписывается информация о компании, которая передает имущество.
- В строке «Основание для составления акта» дается ссылка на договор – его номер и дату создания.
- После этого в акт вносятся еще две даты: принятия основного средства на бухгалтерский учет и его списания. Сюда же включается номер счета, по которому происходят все действия с данным имуществом и его инвентарный, заводской, амортизационный номера.
- В завершение оформления этой части акту присваивается номер, ставится дата его составления, пишется наименование передаваемого имущества, место его фактического нахождения на момент приема-передачи, и организация-изготовитель.
Все остальные сведения вносятся по мере необходимости.
Заполнение второй страницы акта
Вторая страница акта включает в себя три таблицы:
- В первую вписывается информация о состоянии объекта основных средств на момент приема-передачи: дата выпуска, ввода в эксплуатацию, ремонта, фактическое время использования, сумма износа, остаточная стоимость и стоимость приобретения по договору.
- Во вторую таблицу включаются сведения об объекте на дату принятия к бухучету: стоимость, оставшийся срок использования и метод высчитывания амортизации.
- Третья таблица касается некоторых особенностей имущества, в том числе наличия в нем драгметаллов.
Заполнение решения комиссии и подписи сторон
В следующую часть документа вписываются дата, а также результаты проведения испытаний передаваемого имущества и заключение комиссии, присутствовавшей при приеме-передаче.
Если к документу есть какие-то приложения (например, заключение эксперта), это необходимо отметить в отдельном пункте.
В завершение акт подписывают все члены приёмо-сдаточной комиссии, а также руководители и главные бухгалтера предприятий.
Акт приема-передачи объекта основных средств форма ОС-1 в обязательном порядке заполняется на предприятии для учёта и оформления операций по аренде, приобретению, продаже, безвозмездной передаче объектов ОС (основных средств).
Назначение акта ОС-1
Правильно заполненный и оформленный бланк акта ОС-1 является основанием для принятия нового полученного или купленного основного средства к бухгалтерскому учёту. Кроме того, данные актов приёма-передачи используются в налоговом учёте для исчисления амортизации, налогов на имущество и на прибыль.
| Форма ОС-1 бланк | |
 |
|
 |
В каких случаях заполняется форма ОС-1
Акт приема-передачи основных средств оформляется в следующих случаях:
- Приёмка нового имущества в результате покупки, безвозмездного получения или взятия в аренду. Новый акт приема-передчи составляется приобретателем, если у предыдущего владельца этот объект не числился в качестве основного средства. Если же у передающей стороны это имущество состояло на балансе как основное средство, то новый владелец заполняет лишь отдельные строки в уже существующей форме. В этом случае документ составляется в двух экземплярах.
- При покупке нового имущества в рознице либо у производителя или, если основные средства были изготовлены на предприятии самостоятельно, акт ОС-1 оформляется принимающей стороной в одном экземплярах.
- Если полученное имущество требует монтажа, то сначала приёмка осуществляется по форме ОС-14, а после проведенных работ оформляется акт приема-передачи форма ОС-1.
Если требуется принять к учету объект недвижимости, то нужно оформлять акт приема-передачи форма ОС-1а, скачать его бланк и образец можно .
Данные о приеме основного средства к учету заносятся в или в .
Порядок заполнения акта приема-передачи основного средств форма ОС-1
Оформление бланка ОС-1 начинают с указания на первой странице реквизитов организаций получателя и предыдущего владельца имущества.
Если же объекты основных средств приобретены в рознице или у производителя, то заполняются только данные нового владельца.
Там же, на первой странице в специальной строке указывается основание для заполнения акта приема-передачи. Это может быть счёт, накладная, договор.
На первой странице предыдущий владелец прописывает амортизационную группу, к которой принадлежало имущество. И получатель обязан включить полученное основное средство в ту же самую группу.
Первый раздел второй страницы заполняет предыдущий владелец имущества. Следовательно, если приобретается новое основное средство, то в этом разделе ставятся прочерки.
Второй раздел второй странице заполняет новый владелец объекта ОС. Сюда вносятся следующие данные:
- первоначальная стоимость;
- срок полезного использования;
- норма амортизации.
Третий раздел второй страницы бланка акта приема-передачи содержит технические характеристики имущества. Там же обязательно указывается количество и вид драгоценных металлов, если они есть в данных основных средствах.
Третья страница формы ОС-1 содержит выводы комиссии по приёму объекта основных средств, а именно: результаты и дату проведенных испытаний, указывается степень соответствия тех. условиям, необходимость доработки.